Как организовать финансовую документацию компании

Правильная организация финансовой документации является определяющим фактором для правильного функционирования любой компании. Кроме того, для оптимального управления экономическими ресурсами необходимо ежедневно контролировать бухгалтерские документы, чтобы быть в курсе всех операций и быстро решать проблемы с ликвидностью, которые могут возникнуть. Это также очень важно на юридическом уровне, поскольку заказ и обновление всей документации может облегчить соблюдение правовых обязательств и избежать возможных проблем и претензий со стороны государства. В следующей статье мы покажем вам несколько простых способов организации финансовой документации компании .

1

Ключом к полному контролю документации является задача организации, идентификации, систематизации и ежедневного архивирования всех документов, связанных с экономической деятельностью компании. Таким образом, мы можем легко найти их и утилизировать при необходимости, поэтому очень важно быть аккуратным и поддерживать порядок при этом, чтобы избежать ошибок или потери документов. Посмотрим, ниже, простые и практичные решения для организации физических документов.

2

Сосредоточив внимание на выставлении счетов, хорошим вариантом будет подать отдельно, если таковые имеются, счета поставщиков и счета клиентов. Метод, которым мы можем следовать, - это определить и назначить счетное число для каждого из поставщиков и клиентов и классифицировать счета-фактуры в шкафах для хранения документов, которые содержат эту нумерацию. Простой способ сделать это - использовать разные картотеки для клиентов и поставщиков, сортируя их в алфавитном порядке и всегда следуя хронологическому порядку для каждого, избегая временных беспорядков. Другой вариант заполнения файла счета-фактуры - это сделать это с помощью таблицы Excel, чтобы отслеживать счета, которые были выставлены и получены, в случае необходимости, для облегчения поиска.

3

Другими важными бухгалтерскими документами являются те, которые делают уплату налогов, соответствующих деятельности компании. Самое простое - создать организацию по типам налогов (НДС, IRPF, налог с корпораций и т. Д.) И подать их в соответствии с этим критерием. Всегда очень важно архивировать его в хронологическом порядке, так как это облегчит поиск необходимого документа позже.

4

Что касается управления вопросами, связанными с человеческим коллективом компании, эффективная альтернатива состоит в том, чтобы позволить шкафу для хранения документов классифицировать документы каждого из сотрудников. То есть, собирайте в папки файлы каждого работника, такие как трудовой договор, фонд заработной платы, пособия, медицинские обзоры и т. Д. Вы должны быть очень осторожны и дисциплинированны с этим файлом, поскольку это информация, которую не могут знать все работники компании, поскольку она содержит конфиденциальную информацию, поэтому было бы важно сохранить ее запертой или в закрытом месте. Кроме того, он всегда должен быть доступен в случае возможного осмотра.

5

В дополнение к правильной организации физических документов, важно иметь адекватную организацию всех цифровых файлов, и исключительным способом достижения этого является использование менеджера по бухгалтерскому учету. Мы сможем управлять всеми бухгалтерскими, налоговыми и трудовыми вопросами нашего бизнеса, имея необходимую информацию и инструменты в любое время. Таким образом, у нас будут все деловые документы, расположенные в пределах досягаемости.